§ 14 MaBV – Aufbewahrungsfristen für die gewerberechtlichen Geschäftsunterlagen
Die gewerberechtlichen Aufbewahrungspflichten der gewerberechtlichen Buchführungsunterlagen nach § 14 MaBV
Nach § 14 MaBV sind Bauträger und Baubetreuer verpflichtet, die der Buchführungspflicht unterliegenden Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege 5 Jahre aufzubewahren. Längere Aufbewahrungsfristen z.B. nach § 257 Abs. 4 HGB bleiben von dieser Vorschrift unberührt. Die Archivierung kann mit papierhaften Originalbelegen oder auf Datenträgern erfolgen. Um eine wirtschaftlich effiziente Erfüllung der Aufbewahrungsfristen zu ermöglichen, müssen nicht unbedingt die Originalbelege aufbewahrt werden. So ist z.B. eine Archivierung auf Mikrofilm erlaubt. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Wiedergabe mit der Urschrift übereinstimmt und lesbar gemacht werden kann.Häufige Fragen zur Aufbewahrung nach § 14 MaBV
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Wie lange sind Geschäftsunterlagen nach § 14 MaBV aufzubewahren?
Nach § 14 MaBV beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang abgeschlossen wurde. Längere handels- oder steuerrechtliche Fristen (z. B. nach HGB/AO) bleiben davon unberührt und gelten vorrangig.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist nach § 14 MaBV genau?
Die Frist startet mit dem 31.12. des Jahres, in dem der jeweilige Vorgang abgeschlossen wurde. Beispiel: Abschluss im Juni 2024 → Fristbeginn 31.12.2024 → Ende der 5-jährigen Frist am 31.12.2029.
Darf ich Unterlagen nach § 14 MaBV digital archivieren (Scan/Mikrofilm)?
Ja. Die Aufbewahrung ist auch elektronisch oder in verkleinerter Form (z. B. Mikrofilm, PDF-Scan) zulässig, sofern die Unterlagen vollständig, unverändert und jederzeit lesbar sind. Prüfinstanzen können verlangen, dass sie ohne besondere Hilfsmittel lesbar vorgelegt werden.
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Welche Unterlagen fallen typischerweise unter die Aufbewahrungspflicht?
Aufzubewahren sind u. a.: Verträge im Rahmen der Bauträger-/Baubetreuertätigkeit, Abrechnungen, Zahlungsnachweise/Quittungen, Belege über vereinnahmte und ausgezahlte Gelder, Auszahlungsanordnungen, projektbezogener Schriftwechsel sowie prüfungsrelevante Nachweise.
Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht nach § 14 MaBV?
Die Nichtbeachtung kann eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit Bußgeld geahndet werden; zudem drohen aufsichtsrechtliche Maßnahmen bis hin zu Auswirkungen auf die Gewerbeerlaubnis. Praktisch riskieren Sie außerdem Beanstandungen im MaBV-Prüfungsbericht.
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Wortlaut des § 14 MaBV:
(1) Die in § 10 bezeichneten Geschäftsunterlagen sind 5 Jahre in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Vorschriften, die eine längere Frist bestimmen, bleiben unberührt.
(2) Die nach Absatz 1 aufzubewahrenden Unterlagen können auch in Form einer verkleinerten Wiedergabe aufbewahrt werden, wenn gesichert ist, daß die Wiedergabe mit der Urschrift übereinstimmt. Der Gewerbetreibende hat auf Verlangen der zuständigen Behörde auf seine Kosten die erforderliche Anzahl ohne Hilfsmittel lesbarer Reproduktionen vorzulegen; bei Ermittlungen oder Prüfungen in den Geschäftsräumen sind für verkleinerte Wiedergaben die erforderlichen Lesegeräte bereitzuhalten.