MaBV-Fachwissen · Bauträger und Baubetreuer
§ 14 MaBV: Aufbewahrungsfristen und digitale Archivierung
Geschäftsunterlagen nach § 10 MaBV müssen fünf Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.
Längere gesetzliche Fristen bleiben bestehen. Diese Übersicht erklärt den Fristbeginn, die betroffenen Unterlagen und die Anforderungen an eine digitale Ablage.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Der jeweilige Auftrag entscheidet
Die Frist richtet sich nach dem letzten aufzeichnungspflichtigen Vorgang des Auftrags. Die Bauabnahme, eine Schlussrechnung oder der Eingang der letzten Kaufpreisrate sind deshalb nicht automatisch der maßgebliche Stichtag.
Auch spätere Vorgänge können relevant sein: § 10 Abs. 5 MaBV nennt beispielsweise den Tag und Grund der Auftragsbeendigung sowie den Tag der Beendigung des Bürgschaftsvertrags und der Versicherung.
Beispiel: letzter Vorgang 2026
Fällt der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang eines Auftrags im Juni 2026 an, beginnt die fünfjährige Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
Die Unterlagen sind nach § 14 MaBV bis einschließlich 31. Dezember 2031 aufzubewahren. Eine anschließende Vernichtung kommt erst in Betracht, wenn auch andere Aufbewahrungspflichten und erforderliche Beweiszwecke geprüft wurden.
Praxisempfehlung: Dokumentieren Sie den letzten aufzeichnungspflichtigen Vorgang und das errechnete Fristende je Auftrag. Bei mehreren Erwerbern eines Bauvorhabens können sich unterschiedliche Fristenden ergeben. Gemeinsam verwendete Projektunterlagen müssen für alle betroffenen Aufträge verfügbar bleiben.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
§ 14 MaBV erfasst die in § 10 MaBV bezeichneten Geschäftsunterlagen. Bei Bauträgern und Baubetreuern gehören dazu insbesondere folgende Unterlagen, soweit sie im jeweiligen Fall erforderlich sind:
- Auftrags- und Vertragsunterlagen: Vereinbarungen, Nachträge sowie die erforderlichen Angaben zu Auftraggeber und Vertragsgegenstand.
- Unterlagen zum Bauvorhaben: etwa Pläne, Baubeschreibung, Genehmigungsnachweise und die jeweils erforderlichen Kosten- oder Finanzierungsangaben.
- Sicherheiten und Zahlungsnachweise: Bürgschafts- und Versicherungsunterlagen, Aushändigungsbestätigungen sowie Belege über erhaltene und verwendete Vermögenswerte.
- Information und Auftragsende: Nachweise über Mitteilungen nach § 11 MaBV und Aufzeichnungen über die Beendigung des Auftrags und der einschlägigen Sicherheiten.
Die einzelnen Pflichtangaben erläutert unsere Fachseite zur Buchführung und Aufzeichnung nach § 10 MaBV.
Fünf, sechs, acht oder zehn Jahre?
Die fünfjährige MaBV-Frist ersetzt keine längeren handels- oder steuerrechtlichen Pflichten. Für typische Geschäftsunterlagen gelten – soweit die jeweiligen Vorschriften anwendbar sind – folgende Regelfristen:
| Frist | Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 5 Jahre | Geschäftsunterlagen nach § 10 MaBV | § 14 MaBV |
| 6 Jahre | Handels- und Geschäftsbriefe sowie bestimmte weitere steuerlich relevante Unterlagen | § 257 HGB / § 147 AO |
| 8 Jahre | Buchungsbelege, beispielsweise Rechnungen | § 257 HGB / § 147 AO |
| 10 Jahre | Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und zugehörige Organisationsunterlagen | § 257 HGB / § 147 AO |
Vereinfachte Übersicht für Bauträger und Baubetreuer. Sonderregelungen und der jeweilige Fristbeginn sind zusätzlich zu berücksichtigen.
Vergleichen Sie die konkreten Enddaten. Der Fristbeginn kann je nach Vorschrift unterschiedlich sein. Für einen Buchungsbeleg ist beispielsweise dessen Entstehungsjahr relevant; nach § 14 MaBV zählt der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang des gesamten Auftrags.
Nach § 147 Abs. 3 AO kann die Aufbewahrung außerdem über die Regelfrist hinaus erforderlich bleiben, soweit Unterlagen für Steuern mit noch nicht abgelaufener Festsetzungsfrist bedeutsam sind. Vor dem Löschen sollten auch laufende Verfahren und notwendige Beweisunterlagen berücksichtigt werden.
Ist eine digitale Aufbewahrung zulässig?
Grundsätzlich ja. § 14 Abs. 2 MaBV erlaubt eine Wiedergabe, wenn sie mit der Urschrift übereinstimmt. Die IHK München nennt ausdrücklich auch die Speicherung als Datei. Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer vollständig und lesbar reproduziert werden können.
Auf Verlangen der zuständigen Behörde sind auf eigene Kosten die erforderlichen, ohne Hilfsmittel lesbaren Reproduktionen vorzulegen. Für Ermittlungen oder Prüfungen in den Geschäftsräumen müssen die notwendigen Lesegeräte bereitstehen.
Scans und Papieroriginale
Ein Scan muss den Inhalt vollständig und lesbar wiedergeben. Prüfen Sie auch Rückseiten, Anlagen und nachträgliche Ergänzungen.
Aus der MaBV folgt keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Papieroriginale zu vernichten. Andere Vorschriften, Urkundenfunktionen oder Beweiszwecke können die weitere Aufbewahrung des Originals erforderlich machen.
Elektronische Originale und E-Rechnungen
Bewahren Sie bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Teil – beispielsweise die XML-Daten – unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf.
Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht ersetzt diese Daten nicht. Aufbewahrungspflichtige Anlagen sind einzubeziehen. Bei steuerlich relevanten Daten sind zusätzlich die Anforderungen an Verfügbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit zu beachten.
Empfehlungen für die digitale Ablage
- Unterlagen eindeutig dem Auftrag und gegebenenfalls der einzelnen Einheit zuordnen.
- Vollständigkeit und Lesbarkeit beim Eingang prüfen; Änderungen nachvollziehbar dokumentieren.
- Zugriffsrechte, Datensicherungen und die Wiederherstellung verlorener Daten organisieren.
- Bei einem Software- oder Anbieterwechsel vollständige Exporte und die weitere Lesbarkeit sicherstellen.
- Fristenden dokumentieren und Löschungen erst nach Prüfung aller einschlägigen Anforderungen freigeben.
Diese Punkte sind praktische Organisationshinweise. Zusätzlich gelten die jeweils einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung.
Welche Bedeutung hat die Aufbewahrung für die MaBV-Prüfung?
Die Prüfung nach § 16 MaBV umfasst auch die Einhaltung von § 14 MaBV. Fehlende oder nicht mehr lesbare Unterlagen können die Nachweisführung beeinträchtigen und zu Feststellungen im Prüfungsbericht führen.
Wer die Geschäftsunterlagen nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, kann zudem eine Ordnungswidrigkeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 8 MaBV begehen. In Verbindung mit § 144 GewO ist eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro möglich.
Eine geordnete Ablage erleichtert die Prüfung: Verträge, Sicherheiten, Zahlungsnachweise und Mitteilungen lassen sich dem jeweiligen Auftrag zuordnen und für Rückfragen gezielt bereitstellen.
Häufige Fragen zur Aufbewahrung nach MaBV
Dürfen Unterlagen nach einer abgeschlossenen MaBV-Prüfung gelöscht werden?
Der Abschluss einer Prüfung verkürzt die Aufbewahrungsfristen nicht. Auch bereits geprüfte Unterlagen müssen bis zum Ablauf der maßgeblichen Fristen verfügbar bleiben.
Genügt die Ablage in einer Cloud oder beim Steuerberater?
Eine externe Ablage entbindet den Gewerbetreibenden nicht von seiner Verantwortung. § 14 Abs. 1 MaBV verlangt die Aufbewahrung in den Geschäftsräumen. Bei einer digitalen Lösung müssen insbesondere die dortige Verfügbarkeit und der erforderliche Behördenzugriff sichergestellt sein; weitere Anforderungen an den Aufbewahrungsort sind gesondert zu prüfen.
Ein zeitlich begrenzter Downloadlink genügt nicht als dauerhaftes Archiv. Die Übergabe an den Steuerberater allein belegt außerdem nicht, dass sämtliche MaBV-Unterlagen vollständig aufbewahrt werden.
Endet die Aufbewahrungspflicht mit der Einstellung des Geschäftsbetriebs?
Die Einstellung der Tätigkeit lässt laufende Aufbewahrungspflichten nicht automatisch entfallen. Organisieren Sie deshalb auch bei einer Betriebsaufgabe, wer die Unterlagen bis zum jeweiligen Fristende verwahrt und zugänglich macht.
MaBV-Prüfung · bundesweit und digital
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Wir führen MaBV-Prüfungen für Bauträger und Baubetreuer durch. Für die Vorbereitung erhalten Sie eine Unterlagenliste; der Austausch der Nachweise erfolgt digital. Ihr bestehender Steuerberater bleibt dabei Ihr Ansprechpartner für die laufende Steuerberatung.