MaBV-Fachthemen · Aufzeichnungen und Belege
§ 10 MaBV: Buchführungspflicht für Bauträger und Baubetreuer
Verträge, Sicherheiten und Geldbewegungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. § 10 MaBV verlangt dafür auftragsbezogene Aufzeichnungen und eine übersichtliche Sammlung der erforderlichen Unterlagen und Belege.
Die Pflicht beginnt mit der Annahme des Auftrags. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache vorzunehmen. Sie bilden eine wesentliche Grundlage der jährlichen MaBV-Prüfung.
Was bedeutet „Buchführung“ nach der MaBV?
Nachweise zum einzelnen Auftrag
Die gewerberechtliche Buchführung soll erkennen lassen, welche Vereinbarungen bestehen, welche Vermögenswerte des Auftraggebers betroffen sind und wie der Auftrag tatsächlich abgewickelt wird.
Prüfer und Aufsichtsbehörde müssen anhand der Unterlagen die Einhaltung der einschlägigen MaBV-Pflichten beurteilen können.
Zusätzlich zur Finanzbuchhaltung
§ 10 MaBV begründet für sich genommen keine Pflicht zu einer doppelten Buchführung oder zur Erstellung eines handelsrechtlichen Jahresabschlusses. Andere gesetzliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bleiben nach Absatz 6 bestehen.
Eine Buchung des Zahlungseingangs belegt beispielsweise noch nicht, dass die Voraussetzungen für die Annahme dieser Zahlung erfüllt waren.
Von Anfang an dokumentieren: Die Unterlagen sollten im laufenden Geschäft entstehen und ergänzt werden. Eine erst vor der Prüfung zusammengestellte Akte ersetzt keine rechtzeitigen Aufzeichnungen.
Welche Angaben und Belege gehören in die Unterlagen?
Für Bauträger und Baubetreuer sind insbesondere die Absätze 2, 4 und 5 relevant. Die folgenden Angaben sind jeweils soweit im konkreten Auftrag einschlägig zu dokumentieren.
§ 10 Absatz 2 MaBV
1. Auftraggeber, Vereinbarungen und Sicherungsmodell
- Vor- und Nachname oder Firma sowie Anschrift des Auftraggebers.
- Bei Baubetreuung: das vereinbarte Entgelt für die Tätigkeit.
- Ermächtigungen zur Entgegennahme von Zahlungen oder sonstigen Leistungen.
- Art und Höhe der Vermögenswerte, die entgegengenommen werden sollen oder zu deren Verwendung eine Ermächtigung vorgesehen ist.
- Unterrichtung über die Grenzen der Geldannahme und Mittelverwendung nach §§ 3 und 4, sofern nicht nach § 7 verfahren wird.
- Art, Höhe und Umfang erforderlicher Sicherheiten und Versicherungen sowie Name oder Firma und Anschrift des Bürgen beziehungsweise Versicherers.
- Die Vertragsdauer.
Diese Angaben beziehen sich auf den jeweiligen Auftrag und Auftraggeber. Eine allgemeine Unternehmensbeschreibung reicht dafür nicht aus.
§ 10 Absatz 4 MaBV
2. Angaben zum Bauvorhaben
Zu dokumentieren sind insbesondere Lage und Größe des Baugrundstücks, das Bauvorhaben mit Plänen und Baubeschreibung sowie der Fertigstellungszeitpunkt. Hinzu kommen tätigkeitsbezogene Angaben:
| Tätigkeit | Zusätzlich festzuhalten |
|---|---|
| Bauträger: Veräußerung | Kaufsache, Kaufpreisforderung, Belastungen und die Finanzierung, soweit sie nicht vom Erwerber erbracht werden soll. |
| Bauträger: Vermietung oder sonstige Nutzungsüberlassung | Vertragsgegenstand, Miet-, Pacht- oder sonstige Forderung, zusätzliche laufende Leistungen sowie etwaige einmalige Leistungen, die nicht der Vorbereitung oder Durchführung des Bauvorhabens dienen. |
| Baubetreuung | Veranschlagte Kosten, Kostenobergrenze und die vom Baubetreuer bei Dritten zu beschaffende Finanzierung. |
Bei den Bauträgerfällen sind die von der Bauaufsicht genehmigten Pläne maßgeblich. Ist das Vorhaben nicht genehmigungspflichtig, gehören neben Plänen und Baubeschreibung die nach § 3 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 Buchstabe a oder b vorgesehenen Bestätigungen dazu.
§ 10 Absatz 5 MaBV
3. Tatsächliche Abwicklung und Nachweise
Neben den vorgesehenen Regelungen muss auch deren tatsächlicher Vollzug aus Aufzeichnungen, Unterlagen und Belegen hervorgehen:
- Art und Höhe der erhaltenen Vermögenswerte oder der Vermögenswerte, zu deren Verwendung eine Ermächtigung erteilt wurde.
- Bei Baubetreuung: das tatsächlich entrichtete Entgelt.
- Bestätigung des Auftraggebers über die Aushändigung der in § 2 Abs. 4 Satz 3 bezeichneten Sicherungsunterlagen.
- Kopien der einschlägigen Bürgschaftsurkunden und Versicherungsscheine.
- Verwendung der Auftraggebermittel nach Tag und Höhe; in den Fällen des § 2 Abs. 5 Satz 2 zusätzlich die dort vorgesehene Bestätigung zur ordnungsgemäßen Verwendung.
- Tag und Grund der Auftragsbeendigung sowie der Tag der Beendigung von Bürgschaftsvertrag und Versicherung.
- Bei Anwendung des § 7 Abs. 2: die dort verlangte gesonderte Verzichtsurkunde und gegebenenfalls der Registerauszug.
- Nachweis, dass die Angaben nach § 11 rechtzeitig und vollständig mitgeteilt wurden.
Die Verbindung zu § 11 MaBV
Für Bauträger und Baubetreuer sind die einschlägigen Angaben nach § 10 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 4 spätestens bis zur Annahme des Auftrags in Textform und deutscher Sprache mitzuteilen. Bereits vorher sind die nach dem Verhandlungsstand erforderlichen Informationen zu geben. Bei Baubetreuung entfällt die Mitteilungspflicht insoweit, als die Angaben nach § 10 Abs. 4 Nr. 3 vom Auftraggeber stammen.
Für die Akte: Inhalt, Empfänger und Zeitpunkt der Mitteilung sollten zusammen nachvollziehbar sein. Mehr zu den Informationspflichten nach § 11 MaBV
So lässt sich eine digitale MaBV-Akte aufbauen
Eine klare Zuordnung nach Bauvorhaben und Auftraggeber erleichtert die laufende Dokumentation und die Prüfung. Die folgende Struktur ist eine praktische Empfehlung; § 10 schreibt keine bestimmten Ordnernamen oder Softwareprodukte vor.
Vertrag und Voraussetzungen
- Auftrag: Stammdaten, Vertrag, Anlagen und Nachträge.
- Projekt: Grundstücksunterlagen, Pläne, Baubeschreibung und Terminangaben.
- Sicherung: einschlägige Fälligkeitsnachweise, Bürgschaften, Übergabebestätigungen und Freigaben.
Zahlungen und Abschluss
- Zahlungsübersicht: vereinbarte Raten, Anforderungen, Zahlungseingänge und zugehörige Belege.
- Mittelverwendung: projektbezogene Zuordnung der Verwendungen und ihrer Nachweise, soweit erforderlich.
- Information und Abschluss: Mitteilungen, Versandnachweise, Auftragsende und Ende der Sicherheiten.
Eine gemeinsame Projektakte braucht eine klare Zuordnung
Gemeinsame Unterlagen, etwa Baupläne, können zentral abgelegt werden. Verweise sollten eindeutig sein. Bei mehreren Erwerbern müssen Verträge, Sicherheiten und Zahlungsabläufe dem jeweiligen Auftraggeber und Vertragsgegenstand zugeordnet werden können.
Für digitale Unterlagen sind vollständige und lesbare Dateien, nachvollziehbare Fassungen, geregelte Zugriffsrechte und eine verlässliche Datensicherung sinnvoll. Änderungen sollten erkennbar bleiben. Ein an den Prüfer übermittelter Dokumentensatz ersetzt nicht die eigene ordnungsgemäße Aufbewahrung.
Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Fünf Jahre nach § 14 MaBV
Die in § 10 bezeichneten Geschäftsunterlagen sind grundsätzlich fünf Jahre in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.
Beispiel: Fällt dieser Vorgang in das Jahr 2026, läuft die fünfjährige MaBV-Frist bis zum 31. Dezember 2031. Andere Vorschriften können eine längere Aufbewahrung verlangen.
Digitale Aufbewahrung ist möglich
Die IHK für München und Oberbayern nennt auch die Archivierung als Datei als zulässige Form. Die Wiedergabe muss mit der Urschrift übereinstimmen und während der Aufbewahrungsfrist reproduzierbar sein.
Die Unterlagen müssen für Prüfungen und Behördenzugriffe verfügbar bleiben. Ob einzelne Originale zusätzlich benötigt werden, etwa für die Inanspruchnahme einer Sicherheit, ist gesondert zu beachten.
Welche Bedeutung haben die Unterlagen für die MaBV-Prüfung?
Im Rahmen der Prüfung nach § 16 beurteilt der Prüfer die Einhaltung der einschlägigen MaBV-Pflichten. Nach § 17 sind ihm die erforderlichen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zugänglich zu machen sowie die notwendigen Aufklärungen und Nachweise zu geben.
Was nachvollziehbar sein sollte
- Vollständigkeit der relevanten Aufträge und ihrer Unterlagen.
- Übereinstimmung von Vertragsdaten, Aufzeichnungen und Belegen.
- Zeitlicher Zusammenhang zwischen Sicherungsvoraussetzungen und Zahlungseingängen.
- Nachweise über Mittelverwendung, Mitteilungen und das Ende der Sicherheiten, soweit einschlägig.
Art und Umfang der Prüfungshandlungen richten sich nach den tatsächlichen Verhältnissen des Unternehmens.
Was bei Lücken oder verspäteten Aufzeichnungen gilt
Festgestellte Verstöße sind im Prüfungsvermerk nach § 16 aufzuzeigen. Fehlende Nachweise können außerdem die Beurteilung weiterer MaBV-Pflichten erschweren.
Fehlerhafte, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen und eine fehlende oder unübersichtliche Belegsammlung können nach § 18 Abs. 1 Nr. 6 MaBV eine Ordnungswidrigkeit darstellen. § 144 Abs. 2 Nr. 6 und Abs. 4 GewO sieht hierfür eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro vor.
Nachvollziehbar ergänzen: Werden Unterlagen nachträglich rekonstruiert, sollten Zeitpunkt und Grundlage der Ergänzung erkennbar sein. Eine spätere Vervollständigung macht eine ursprünglich verspätete Aufzeichnung nicht rückwirkend rechtzeitig.
Häufige Fragen zur Buchführungspflicht nach § 10 MaBV
Beginnt die Aufzeichnungspflicht erst mit dem ersten Zahlungseingang?
Nein. Sie beginnt mit der Annahme des Auftrags. Welche Angaben anschließend zu erfassen sind, richtet sich nach den jeweils einschlägigen Tatbeständen. Ausbleibende Zahlungen beseitigen die Pflicht zur Dokumentation des angenommenen Auftrags nicht.
Entfällt § 10 MaBV bei einer Absicherung nach § 7?
Nein. § 7 stellt nur von den dort ausdrücklich genannten Pflichten frei. § 10 gehört nicht dazu. Das gewählte Sicherungsmodell und die dafür erforderlichen Nachweise bleiben zu dokumentieren.
Brauchen wir eine besondere MaBV-Software?
§ 10 schreibt kein bestimmtes Produkt vor. Entscheidend sind rechtzeitige Aufzeichnungen und vollständige, geordnete Nachweise. Eine Tabellenübersicht kann die Zuordnung erleichtern; die zugrunde liegenden Verträge, Sicherungsunterlagen und Belege müssen trotzdem verfügbar sein.
Kann unser Steuerberater die Unterlagen bereitstellen?
Ja. Ihr Steuerberater kann beispielsweise Kontenblätter, Buchungsdaten und Belege zur Verfügung stellen. Projektspezifische Nachweise müssen gegebenenfalls aus Ihrer eigenen Verwaltung ergänzt werden. Die Verantwortung für die Erfüllung der MaBV-Pflichten bleibt beim Gewerbetreibenden.
MaBV-Prüfung mit SESCH
Gut vorbereitete Unterlagen erleichtern die Prüfung
Für unsere MaBV-Prüfung erhalten Sie eine auf den Auftrag abgestimmte Unterlagenanforderung. Wir prüfen Ihre Dokumentation, klären Rückfragen und besprechen prüfungsrelevante Feststellungen mit Ihnen. Der Unterlagenaustausch erfolgt digital; die Zusammenarbeit ist bundesweit möglich.
Ihr Ansprechpartner: Alexander Fölsche, Wirtschaftsprüfer.