MaBV-Fachwissen · Organisation & Kontrolle
§ 5 MaBV: Hilfspersonal richtig einsetzen
Wer Mitarbeitende oder externe Beauftragte mit der Entgegennahme oder Verwendung von Auftraggebergeldern betraut, muss deren ordnungsgemäßes Handeln sicherstellen. § 5 MaBV verbindet die Aufgabenübertragung mit einer Organisations- und Kontrollpflicht.
Für Bauträger und Baubetreuer bedeutet das: Befugnisse klar abgrenzen, die Beteiligten einweisen und die Einhaltung der jeweils anwendbaren Vorgaben aus §§ 3 und 4 MaBV wirksam kontrollieren.
Entscheidend sind die tatsächlich übertragenen Aufgaben und Befugnisse. Die bloße Beschäftigung von Personal löst § 5 MaBV nicht automatisch aus.
Wer gehört zum Hilfspersonal nach § 5 MaBV?
Die Vorschrift spricht von „anderen Personen“, die zur Entgegennahme oder Verwendung von Vermögenswerten des Auftraggebers ermächtigt werden. Ein Arbeitsverhältnis ist dafür nicht erforderlich. Die folgende Einordnung zeigt typische Fälle:
Mitarbeitende mit Zahlungsbefugnissen
Erfasst sein können beispielsweise Mitarbeitende oder Prokuristen, die Auftraggebergelder entgegennehmen oder über diese Gelder verfügen dürfen. Aufgabenbereich und tatsächliche Berechtigungen sind gemeinsam zu betrachten.
Externe Beauftragte
Auch externe Dienstleister oder Geschäftsbesorger können erfasst sein, wenn ihnen entsprechende Aufgaben übertragen werden. Die Auslagerung eines Zahlungsprozesses beseitigt die Sicherstellungspflicht des Gewerbetreibenden nicht.
Reine Buchführung oder Leserechte
Wer lediglich bereits ausgeführte Geschäftsvorfälle verbucht oder Kontoumsätze einsehen darf, ist allein deshalb noch nicht zur Entgegennahme oder Verwendung von Auftraggebergeldern ermächtigt.
Bauausführung und Bauleitung
Ein Handwerker wird durch die Erbringung seiner Bauleistung nicht automatisch zu Hilfspersonal im Sinne dieser Vorschrift. Übernimmt ein Bauleiter dagegen Aufgaben bei der Feststellung des für Ratenzahlungen maßgeblichen Bautenstands, muss diese Mitwirkung in die Organisation der Zahlungsprozesse einbezogen werden.
Eine Bankvollmacht ist nicht das einzige Prüfkriterium
Auch die delegierte Prüfung des Baufortschritts und die Anforderung von Erwerberraten können für die Sicherstellungspflicht relevant sein. Es genügt deshalb nicht, nur die Personen zu erfassen, die Überweisungen im Onlinebanking ausführen.
Welche Vorgaben muss das Hilfspersonal einhalten?
§ 5 MaBV verweist ausdrücklich auf §§ 3 und 4 MaBV. Welche Anforderungen im einzelnen Auftrag gelten, richtet sich nach der Tätigkeit und der konkreten Vertrags- und Sicherungsgestaltung.
§ 3 MaBV: Entgegennahme von Geldern
Bei Bauträgern müssen die jeweils anwendbaren Voraussetzungen für die Entgegennahme von Auftraggebergeldern eingehalten werden. Dazu gehören insbesondere die rechtlichen Sicherungsvoraussetzungen und die zulässigen Raten nach dem Bauablauf.
Ein interner Freigabevermerk ersetzt weder fehlende Voraussetzungen noch einen noch nicht erreichten Bautenstand.
§ 4 MaBV: Verwendung der Gelder
Die Verwendung muss an das jeweilige Bauvorhaben gebunden bleiben. Auch beauftragte Personen dürfen die Gelder nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage für andere Projekte oder sonstige Zwecke einsetzen.
Bei Baubetreuern mit mehreren Auftraggebern ist zusätzlich die Kostenverteilung nach § 4 Abs. 2 MaBV zu beachten.
Die besonderen Bauträgerpflichten des § 3 MaBV gelten nicht allein wegen des Verweises in § 5 auch für Baubetreuer. Maßgeblich bleibt der jeweilige Anwendungsbereich.
Wie lässt sich die Sicherstellungspflicht praktisch umsetzen?
Die Organisation muss geeignet sein, unzulässige Zahlungseingänge und Mittelverwendungen zu verhindern. Die IHK für München und Oberbayern beschreibt hierfür ein angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem.
Die folgenden Maßnahmen sind praktische Gestaltungsvorschläge. Welche davon erforderlich sind, hängt insbesondere von den Aufgaben, dem Zahlungsvolumen und den bestehenden Risiken ab.
1. Befugnisse festlegen
Bestimmen Sie, wer Zahlungen anfordern, entgegennehmen, vorbereiten, freigeben oder ausführen darf. Legen Sie Grenzen nach Betrag, Projekt und Tätigkeit sowie eine Vertretungsregelung fest.
2. Beteiligte gezielt einweisen
Erläutern Sie die für die jeweilige Aufgabe relevanten Zahlungsvoraussetzungen und Verwendungsgrenzen. Stellen Sie aktuelle Verträge, Baubeschreibungen, Checklisten und Ansprechpartner für Zweifelsfälle bereit.
3. Ratenanforderungen kontrollieren
Verbinden Sie die Freigabe von Erwerberraten mit den erforderlichen Nachweisen. Prüfen Sie, ob Bautenstandsbestätigungen zum vertraglich geschuldeten Leistungsumfang und zur konkret angeforderten Rate passen.
4. Mittelverwendungen freigeben
Prüfen Sie vor Auszahlungen den Empfänger, die zugrunde liegende Leistung, den Betrag und die Zuordnung zum Bauvorhaben. Bei erhöhtem Risiko kann eine zusätzliche unabhängige Freigabe sinnvoll sein.
5. Digitale Rechte begrenzen
Unterscheiden Sie zwischen Leserechten, Zahlungsvorbereitung und Zahlungsfreigabe. Personenbezogene Zugänge und nachvollziehbare Freigabeprotokolle helfen, die tatsächlich ausgeführten Handlungen zuzuordnen.
6. Wirksamkeit überwachen
Kontrollieren Sie, ob die Vorgaben tatsächlich eingehalten werden. Gehen Sie Abweichungen nach und passen Sie Berechtigungen bei Personalwechsel, Vertretung oder geänderten Aufgaben zeitnah an.
Kein starres Organisationsmodell für alle Unternehmen
§ 5 MaBV schreibt weder eine bestimmte Software noch ein ausnahmsloses Vier-Augen-Prinzip oder feste Schulungsintervalle vor. Entscheidend ist, ob die gewählte Organisation die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben tatsächlich sicherstellt. Ein Handbuch allein genügt dafür nicht.
Welche Dokumentation ist für die Prüfung hilfreich?
Die Unterlagen sollten erkennen lassen, wer welche Aufgabe hatte, welche Vorgaben galten und welche Kontrollen tatsächlich durchgeführt wurden. Je nach Organisation kommen insbesondere folgende Nachweise in Betracht:
- Zuständigkeiten und Berechtigungen: Aufgabenübersicht, Vollmachten, Bankberechtigungen und Vertretungsregeln.
- Arbeitsanweisungen: Vorgaben zur Anforderung von Raten, zur Prüfung des Bautenstands und zur Mittelverwendung.
- Einweisungen: Inhalte, Teilnehmer und Zeitpunkt der aufgabenbezogenen Unterrichtung.
- Durchgeführte Kontrollen: Freigabevermerke, Prüfchecklisten, digitale Protokolle und dokumentierte Klärung von Abweichungen.
- Externe Beauftragte: Leistungsumfang, Befugnisse, Berichtspflichten und vereinbarte Kontrollmöglichkeiten.
Eine knappe, aktuelle Dokumentation kann bei einfachen Abläufen ausreichen. Umfangreiche Vorlagen helfen wenig, wenn sie die tatsächlich gelebten Prozesse nicht abbilden.
Daneben bleiben die einschlägigen Aufzeichnungs- und Belegpflichten nach § 10 MaBV zu beachten.
Delegation kann eigene Haftung nicht pauschal ausschließen
Die Verantwortung endet nicht mit der Aufgabenübertragung. Eine unzureichende Einweisung oder Überwachung kann eine eigene Pflichtverletzung begründen. Ob daraus ein Schadensersatzanspruch entsteht, hängt unter anderem von Verschulden, Schaden und Ursächlichkeit ab.
OLG Celle: Organisationsverschulden kann persönliche Haftung begründen
Im Urteil vom 25. November 2025 – 3 U 171/24 bejahte das OLG Celle die persönliche Haftung von Geschäftsführern wegen unzureichender Organisation bei der Entgegennahme von Baufortschrittsraten.
Die Delegation ohne ausreichende Anleitung und Kontrolle genügte den Anforderungen nicht. Das Gericht ließ für die Haftung wegen eines Verstoßes gegen § 5 MaBV Fahrlässigkeit ausreichen und betonte verbleibende Überwachungspflichten auch bei einer Aufgabenverteilung zwischen Geschäftsführern.
Bußgeldrechtlich ist zu unterscheiden: § 18 MaBV nennt keinen eigenständigen Tatbestand für einen bloßen Verstoß gegen § 5. Eine unzulässige Entgegennahme oder Verwendung von Auftraggebergeldern kann jedoch insbesondere die Tatbestände zu §§ 3 und 4 MaBV erfüllen. Die Verantwortlichkeit ist im Einzelfall zu beurteilen.
Wann kann eine Ausnahme nach § 7 MaBV greifen?
§ 7 MaBV ermöglicht unter den dort geregelten Voraussetzungen auch eine Freistellung von § 5. In Betracht kommen eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Sicherheit nach Absatz 1 oder bei bestimmten Auftraggebern ein Verzicht in gesonderter Urkunde nach Absatz 2.
Eine beliebige Bürgschaft oder eine allgemeine Zustimmung des Erwerbers genügt nicht. Voraussetzung und Umfang der Freistellung müssen für den konkreten Auftrag nachvollziehbar sein.
Andere gesetzliche und vertragliche Organisationspflichten entfallen dadurch nicht automatisch.
Wie wird der Einsatz von Hilfspersonal geprüft?
Im Rahmen der MaBV-Prüfung nach § 16 wird zunächst geklärt, ob und in welchem Umfang andere Personen in die relevanten Abläufe eingebunden waren und welche Befugnisse sie hatten.
Ist § 5 anwendbar, werden die Organisation und die tatsächlich ausgeführten Kontrollen anhand geeigneter Nachweise beurteilt. Dazu können Gespräche mit den Verantwortlichen, die Einsicht in Berechtigungen und Arbeitsanweisungen sowie die Nachverfolgung ausgewählter Zahlungs- und Freigabevorgänge gehören.
Kontrollen müssen sich in den Abläufen wiederfinden
Eine unterschriebene Arbeitsanweisung zeigt, welche Regeln vorgesehen waren. Erst die zugehörigen Nachweise lassen erkennen, ob diese Regeln bei konkreten Vorgängen auch angewendet wurden.
Wer keine entsprechenden Aufgaben auf andere Personen überträgt, hat insoweit keinen Einsatz von Hilfspersonal nach § 5. Das allein lässt die sonstigen MaBV-Pflichten oder eine bestehende jährliche Prüfungspflicht nicht entfallen.
Häufige Fragen zu § 5 MaBV
Kann § 5 MaBV auch ohne eigene Arbeitnehmer relevant sein?
Ja. Auch externe Beauftragte können entsprechende Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist die Einbindung in die Entgegennahme oder Verwendung von Auftraggebergeldern, nicht die arbeitsrechtliche Vertragsform.
Muss die Ermächtigung schriftlich erteilt werden?
§ 5 MaBV selbst schreibt dafür keine besondere Schriftform vor. Eine dokumentierte Aufgaben- und Befugniszuweisung ist jedoch sinnvoll. Fehlende schriftliche Vollmachten schließen eine tatsächlich erfolgte Aufgabenübertragung nicht aus.
Reichen eine Bankvollmacht und ein Vier-Augen-Prinzip aus?
Nicht automatisch. Die Bankvollmacht beschreibt eine Befugnis; die zweite Freigabe ist eine mögliche Kontrolle. Entscheidend bleibt, ob dabei die richtigen Voraussetzungen anhand geeigneter Nachweise geprüft werden.
Ist mein Steuerberater allein durch die Buchführung Hilfspersonal?
Nein. Die reine Verbuchung von Geschäftsvorfällen macht ihn nicht automatisch zu einer nach § 5 ermächtigten Person. Übernimmt er zusätzlich Aufgaben im Zahlungsverkehr oder bei Ratenanforderungen, ist deren konkreter Umfang gesondert zu beurteilen.
Kann die jährliche MaBV-Prüfung die laufenden Kontrollen ersetzen?
Nein. Die Prüfung beurteilt die Einhaltung der Pflichten im Prüfungszeitraum. Die laufende Organisation, Einweisung und Überwachung bleiben Aufgabe des Gewerbetreibenden beziehungsweise seiner verantwortlichen Organe.
MaBV-Prüfung bundesweit
Sind Zuständigkeiten und Kontrollen nachvollziehbar geregelt?
Wir prüfen Bauträger und Baubetreuer nach § 16 MaBV. Den Einsatz von Hilfspersonal berücksichtigen wir anhand Ihrer tatsächlichen Organisation – mit digitalem Unterlagenaustausch, strukturierten Rückfragen und persönlichem Ansprechpartner.
Ihre bestehende Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bleibt erhalten.